Leitfaden zur Kostenkalkulation - FRIAS Conferences
Stand: November 2023
Workshops beginnen in der Regel mit einer Welcome Reception am Vorabend in der FRIAS Lounge. Dies ist auch der Tag der Anreise für auswärtige Teilnehmer:innen. Es folgt der ein- bis dreitägiger Workshop am FRIAS. Der letzte Arbeitstag ist in der Regel auch Tag der Abreise für auswärtige Teilnehmer:innen. Andere Abläufe sind jedoch möglich. Die Kostenkalkulation umfasst folgende Teilkosten:
1. Reisekosten
Reisekosten werden nur für auswärtige Referent:innen oder Organisator:innen und gemäß den Reisekostenrichtlinien der Universität Freiburg übernommen.
1.1 Referent:innen oder Organisator:innen aus Europa FRIAS übernimmt Reisekosten bis zur Höhe von 300 € pro Person.
1.2 Referent:innen oder Organisator:innen aus Übersee FRIAS übernimmt Reisekosten bis zur Höhe von 900 € pro Person. Auf Reisen fällt z. T. zusätzlich eine Mehrwertsteuer von 19 % an, die in der Gesamtkalkulation berücksichtigt werden muss. D.h. es müssen Kosten in Höhe von 357 € bzw. 1.071 € angesetzt werden.
In besonders begründeten Fällen kann von diesen Beschränkungen abgesehen werden; die oben genannten Kosten sollen jedoch bei der Kostenkalkulation stets als Pauschalkosten angesetzt werden.
2. Übernachtungskosten
Hotelkosten werden nur für auswärtige Referent:innen und Organisator:innen übernommen. Die Unterkunft wird vom FRIAS gebucht. Auszahlungen sind nicht möglich. Berücksichtigen Sie bitte bei der Terminwahl Ihrer Konferenz Großveranstaltungen und Messen im Raum Freiburg/Basel, da diese zu einer starken Abweichung der Übernachtungskosten von den unten genannten Regelsätzen führen können.
2.1 Vollständige Kostenübernahme (nur für auswärtige Referent:innen und Organisator:innen): Hier sind 94 € pro Teilnehmer/in und Übernachtung anzusetzen. Doktorand:innen und Postdoktorand:innen bis fünf Jahre nach der Promotion werden in der Regel in Doppelzimmern untergebracht. Der Einfachheit halber soll jedoch ein einheitlicher Pauschalsatz von 94 € pro Übernachtung angesetzt werden.
2.2 Anteilige Kostenübernahme (für weitere auswärtige Teilnehmer:innen): Für auswärtige Teilnehmer:innen, die nicht zum Kreis der Referent:innen oder Organisator:innen gehören, kann ein Zuschuss zu den Übernachtungskosten angesetzt werden. Eine komplette Kostenübernahme ist nicht möglich. In diesem Fall werden die restlichen Kosten als Tagungsgebühr erhoben. Ersatzweise können die vollen Übernachtungskosten von 94 € pro Übernachtung über Tagungsgebühren erhoben werden oder auswärtige Teilnehmer organisieren ihre Übernachtung selbst.
3. Bewirtungskosten
3.1 Aufstellungen der Bewirtungskosten pro Teilnehmer/in (Referent:innen, Organisator:innen, weitere registrierte Teilnehmer:innen) Die Bewirtungskosten pro Teilnehmer/in sollen gemäß den folgenden Pauschalsätzen bestimmt werden: Welcome Reception: 24 € Für jeden Arbeitstag des Workshops: 45 € für Mittagessen und Kaffeepausen Für jedes gemeinsame Abendessen: 36 €
3.2 Vollständige Kostenübernahme (nur für Referent:innen und Organisator:innen) Bewirtungskosten für Referent:innen und Organisator:innen können vollständig übernommen werden, sofern auswärtige Referent:innen und Organisator:innen mehr als die Hälfte dieser Personengruppe ausmachen. Andernfalls können nur die auswärtigen Referent:innen und Organisator:innen voll unterstützt werden.
3.3 Anteilige Kostenübernahme (für weitere registrierte Teilnehmer:innen) Für weitere registrierte Teilnehmer:innen, die nicht zum Kreis der Referent:innen oder Organisator:innen gehören, kann ein Zuschuss zu den Bewirtungskosten von maximal 50% übernommen werden. Die restlichen Kosten werden als Tagungsgebühr erhoben.
4. Teilnahmegebühren
Für registrierte Teilnehmer:innen, die nicht zur Gruppe der Referent:innen und Organisator:innen gehören, werden in der Regel Teilnahmegebühren erhoben, die mindestens folgende Kosten umfassen: Für auswärtige Teilnehmer:innen, die vom FRIAS untergebracht werden, ein Übernachtungskostenanteil von 94 € pro Veranstaltungstag oder, bei Bezuschussung der Übernachtungskosten, der Restbetrag dieser Kosten. Den nicht bezuschussten Anteil der Bewirtungskosten.
5. Sonstiges
Die Fördergelder sind ausschließlich für eine Präsenzveranstaltung verwendbar. Sollten die Coronasituation oder andere unvorhersehbare Geschehnisse es erfordern, kann/muss die Veranstaltung ggf. auch hybrid oder online abgehalten werden (Gather.town und Zoom stehen zur Verfügung). Es ist nicht möglich das Geld bei Hybrid- oder Onlineveranstaltungen frei zu verwenden (z. B. Care-Pakete o. ä.).
Honorare für Referent:innen können nicht gezahlt werden.
Finanzielle Mittel in Form von Spenden und Sponsoring können nicht verwendet werden.
