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Datenschutzinformationen nach Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Bewerbungsverfahren am Freiburg Institute for Advanced Studies (FRIAS)

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist der Universität Freiburg ein wesentliches Anliegen und wir möchten, dass Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bestmöglich informiert sind.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) gemäß den gesetzlichen Vorgaben und gestalten dies in transparenter Weise. Daher möchten wir Ihnen mit den folgenden Datenschutzinformationen nach Art. 13/14 DSGVO erläutern, welche Daten wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens am Freiburg Institute for Advanced Studies (FRIAS) verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt. Zudem erhalten Sie Auskunft über Ansprechpartner sowie Ihre Rechte.

1    Kontaktdaten für datenschutzrechtliche Angelegenheiten

1.1  Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne:

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
gesetzlich vertreten durch den Rektor

Prof. Dr. Dr. h.c. Hans-Jochen Schiewer
Friedrichsstraße 39
79098 Freiburg
Telefon: [+49] 0761 / 203 - 0
Mail: datenschutz@uni-freiburg.de

 

1.2  Interne datenverarbeitende Stelle

Freiburg Institute for Advanced Studies (FRIAS)
Dr. Annette Doll
Geschäftsführung
Albertstraße 19
79104 Freiburg
Telefon: [+49] 0761 / 203 – 97350
Mail: annette.doll@frias.uni-freiburg.de

 

1.3  Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte
der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
Friedrichsstraße 39
79098 Freiburg
Mail: datenschutzbeauftragter@uni-freiburg.de

 

2 Zwecke der Verarbeitung (Art. 4 NR. 2 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten

Entscheiden Sie sich für eine Bewerbung bei uns, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsdaten, um mit Ihnen Kontakt aufnehmen bzw. um beurteilen zu können, ob Sie die Eignung, Befähigung und fachliche Leistungsfähigkeit für das ausgeschriebene Fellowship besitzen, auf welches Sie sich bewerben. Ihre personenbezogenen Daten erheben wir durch das Bewerbungsformular einschließlich etwaiger Anhänge.

Für uns von Relevanz sind neben Ihren Kontaktdaten insbesondere Angaben zu Ihrer Ausbildung, Ihrer wissenschaftlichen Qualifikation, Ihrer beruflichen Erfahrung und Ihren Fähigkeiten. Sie sind selbst für die Richtigkeit der von Ihnen angegebenen Daten verantwortlich.

Eine Weitergabe oder sonstige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an weitere, außer die unter » 5 Empfänger der personenbezogenen Daten genannten Adressaten, erfolgt nicht.

Ohne die Angabe Ihrer Daten können Sie nicht am Auswahlprozess des FRIAS an der Universität Freiburg teilnehmen und auch nicht für ein Fellowship ausgewählt werden.

 

3 Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens zur Begründung eines Beschäftigtenverhältnisses / Fellowship sind

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit.  e, Abs. 3 DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 15 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) i.V.m. §§ 83 bis 85 Landesbeamtengesetz (LBG).
  • Art. 6 Abs. 1 e. Abs. 3 DSGVO i.V.m. §1 und 2 Gesetz über die Statistik für das Hochschulwesen (Hochschulstatistikgesetz – HstatG).

Darüber hinaus ergeben sich rechtliche Vorgaben für das Auswahlverfahren insbesondere aus Art. 33 Abs. 2 Grundgesetz (GG) dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), haushaltsrechtlichen Vorgaben sowie ggf. dem Landeshochschulgesetz (LHG).

Soweit Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, werden Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO verarbeitet.

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) beruht auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, soweit nicht gesetzliche Erlaubnistatbestände, insbesondere aus Art. 9 Abs. 2 DSGVO einschlägig sind.

 

4 Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Die Begutachtung und ggf. Auswahl Ihrer Bewerbung für ein FRIAS Fellowship führen wir mithilfe der elektronischen Datenverarbeitung durch. Die eingehenden Bewerbungen werden dazu elektronisch erhoben und gespeichert. Hierzu verwenden wir ein Customer-Relationship-Management-System (CRM) / Bewerberportal „Mobility Online“, das auf einem universitätseigenen Server am Rechenzentrum der Universität Freiburg gehostet wird. Dabei kommen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zum Einsatz, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte und unrechtmäßige Vernichtung, gegen Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung und unbefugten Zugang zu schützen.

Es werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:

  • Persönliche Daten (Name, Vorname, Titel, Geburtsdatum, Nationalität, Geschlecht etc.)
  • Lebenslauf einschließlich Ausbildung, aktuelle berufliche Position, ggfls. Foto
  • Kontaktdaten von Referenzen, die gegebenenfalls im Begutachtungsverfahren herangezogen werden.
  • System- und Anmeldedaten zum Bewerberportal „Mobility Online“
  • ggf. weitere von Ihnen übermittelte Daten und Unterlagen

Nach Einsenden des Bewerbungsformulars, registrieren Sie sich in dem Bewerberportal Mobility Online und haben dann Zugang (mit Benutzername, Passwort) zu Ihren Daten. Sie können diese einsehen, bearbeiten und Bewerbungsunterlagen hochladen. Nach abschließendem Absenden Ihrer Bewerbung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung per Email. Ihre Daten können Sie nun weiterhin in Ihrem Profil einsehen. Bitte teilen Sie uns mit, wenn Daten unrichtig gespeichert wurden (siehe » 7 Rechte (Recht auf Berichtigung)).

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für ein Profiling verwendet. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

 

5 Empfänger der personenbezogenen Daten (Weiterleitung/Übermittlung)

5.1 Interne Empfänger

Ihre im Bewerbungsprozess erhobenen Daten werden innerhalb des FRIAS weitergeleitet, soweit dies auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen zulässig ist. Interne Empfänger sind insbesondere das FRIAS Direktorium und die zuständigen Mitarbeitende am FRIAS, die am Bewerbungsverfahren bzw. Auswahlprozess beteiligt sind. Weitere Mitarbeitende der Universität, z.B. in der Personalverwaltung, erhalten nur dann Zugang zu Ihren im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen Daten, wenn und soweit es für die Erfüllung der ihnen durch die Universität übertragenen dienstlichen Aufgaben erforderlich ist.

 

5.2 Empfänger außerhalb der Universität

Alle personenbezogenen Daten, die während des Bewerbungsprozesses erhoben werden, geben wir mit Ausnahme rechtlicher oder gesetzlicher Verpflichtungen nur an universitätsexterne Personen weiter, soweit dies für die Beurteilung Ihrer Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung im Rahmen des Auswahlprozesses erforderlich ist.

  • Auf Grundlage der von Ihnen eingereichten Daten werden in einem Peer Review-Verfahren von externen Institutionen sowie Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern Gutachten angefertigt, um Ihre Eignung, Befähigung und fachliche Leistung für das ausgeschriebene Fellowship-Stipendium zu überprüfen. Diese unterliegen bei ihrer GutachterInnentätigkeit den üblichen Sorgfalts- und Vertraulichkeitspflichten. Dabei handelt es sich um folgende, die Bewerbungen begutachtende oder für das FRIAS beratend tätige Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler:
  • Als externer Empfänger kommt auch unser Dienstleiter die SOP Hilmbauer & Maubarger GmbH & Co KG, Siemensstraße 5, 3300 Amstetten als Auftragsverarbeiter in Betracht, soweit dieser im Rahmen von erforderlichen Supportleistungen, auf das Bewerbungsportal „Mobility Online“ zugreifen muss.

 

6 Speicherdauer Ihrer Daten

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung werden Ihre Bewerbungsunterlagen für Zwecke der Durchführung des Fellowships als Beschäftigungsverhältnis gespeichert und weiterverarbeitet. Die Dauer der Verarbeitung Ihrer vom FRIAS verarbeiteten personenbezogener Daten richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften oder nach der Erforderlichkeit der Datenverarbeitung zur Erfüllung der Aufgaben der Universität Freiburg.

Im Falle einer nicht erfolgreichen Bewerbung werden Ihre personenbezogenen Daten / Bewerbungsunterlagen 12 Monaten nach Abschluss der aktuellen Bewerbungsrunde gelöscht. Die Vorhaltedauer Ihrer Daten ergibt sich aus der Notwendigkeit zur Qualitätskontrolle bzw. für den Fall, dass Einspruch gegen die Entscheidung im Auswahlverfahren erhoben wird.

Das gilt nicht, sofern abweichend davon ein längerer Speicher- oder Aufbewahrungszeitraum gesetzlich vorgeschrieben oder für die Rechtsdurchsetzung innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfristen erforderlich ist. Sofern Daten lediglich noch zu den vorgenannten Zwecken aufbewahrt werden, ist der Datenzugriff auf das dafür nötige Maß beschränkt.   

 

7 Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.)

Gemäße der DSG-GVO stehen Ihnen als Bewerber verschiedene Rechte zu. Diese sind:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, vom FRIAS Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, unrichtig gespeicherte Daten durch FRIAS-MitarbeiterInnen bis zum Ende der relevanten Bewerbungsfrist berichtigen zu lassen.
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) / Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten vornehmen zu lassen oder die Verbreitung Ihrer Daten einschränken zu lassen.
    Wenn Sie am Auswahlverfahren des FRIAS teilnehmen, ist die Verarbeitung der hier erhobenen Daten allerdings zwingend erforderlich (siehe auch » 8 Pflicht zur Bereitstellung der Daten)
  • Falls Sie in besonderen Fällen Ihre Einwilligung, z.B. bei Bild-, Video und Tonaufnahmen, zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird. Aus dem Widerruf der Einwilligung entstehen Ihnen keine Nachteile. Falls Sie Ihre Einwilligung widerrufen möchten, wenden Sie sich bitte an

Wenn Sie Ihre Rechte als betroffene Person geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten der Universität Freiburg: datenschutzbeauftragter@uni-freiburg.de

  • Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO): Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Rechtsvorschriften verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Eine solche Aufsichtsbehörde ist beispielsweise der

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg
https://www.badenwuerttemberg.datenschutz.de
Postfach 1029 32
70173 Stuttgart

 

8 Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Rechtmäßigkeit des durchzuführenden Auswahlverfahrens erforderlich. Wir können Ihre Eignung für ein Fellowship nur bewerten, wenn wir Ihre Informationen bzw. personenbezogene Daten zu Ihrer Qualifikation erhalten. Das Fehlen von relevanten personenbezogenen Daten in den Bewerbungsunterlagen kann die Nichtberücksichtigung bei der Vergabe eines Fellowship zur Folge haben (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO).

 

9 Datensicherheit

Das Customer-Relationship-Managementsystem (CRM) / Bewerberportal Mobility Online wird über ein technisch sicheres Übertragungsverfahren durchgeführt, das von den meisten Browsern unterstützt wird. Alle mit dieser Methode übertragenen Informationen werden verschlüsselt, bevor sie gesendet werden. Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich auf einem universitätseigenen Server im Rechenzentrum der Universität verarbeitet, der dem Stand der Technik gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (u.a. Firewalls, Passwortschutz, Zutrittskontrollen als technische und organisatorische Maßnahmen) entspricht.

 

10 Änderungen und Aktualisierungen dieser Informationen nach Art. 13, 14 DSGVO

Wir werden diese Datenschutzerklärung anpassen, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir werden Sie informieren, sobald durch Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.

 

11 Informationen über den Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die von Art. 6 Abs. 1 lit. e (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

§  Als externer Empfänger kommt auch unser Dienstleiter die SOP Hilmbauer & Maubarger GmbH & Co KG, Siemensstraße 5, 3300 Amstetten als Auftragsverarbeiter in Betracht, soweit dieser im Rahmen von erforderlichen Supportleistungen, auf das Bewerbungsportal „Mobility Online“ zugreifen muss.