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Leitfaden zur Kostenkalkulation

Nachwuchskonferenzen am FRIAS - Leitfaden zur Kostenkalkulation

Stand 11. Juni 2018

Download Kostenkalkulation (PDF)

 

Workshops beginnen in der Regel mit einer Welcome Reception am Vorabend in der FRIAS Lounge. Dies ist auch der Tag der Anreise für auswärtige Teilnehmer/innen.

Es folgt der ein- bis dreitägige Workshop am FRIAS. Der letzte Arbeitstag ist in der Regel

auch Tag der Abreise für auswärtige Teilnehmer/innen. Andere Abläufe sind jedoch möglich. Die Kostenkalkulation umfasst folgende Teilkosten:

 

1 Reisekosten

Reisekosten werden nur für auswärtige Referent/innen oder Organisator/innen und gemäß den Reisekostenrichtlinien der Universität Freiburg übernommen.

1.1 Referent/innen oder Organisator/innen aus Europa

FRIAS übernimmt Reisekosten bis zur Höhe von 250 € pro Person.

1.2 Referent/innen oder Organisator/innen aus Übersee

FRIAS übernimmt Reisekosten bis zur Höhe von 800 € pro Person.

Auf Reisen von Gästen aus dem Ausland fällt zusätzlich eine Mehrwertsteuer von 19 % an, die in der Gesamtkalkulation berücksichtigt werden muss.

In besonders begründeten Fällen kann von diesen Beschränkungen abgesehen werden, die oben genannten Kosten sollen jedoch bei der Kostenkalkulation stets als Pauschalkosten angesetzt werden.

 

2 Übernachtungskosten

Hotelkosten werden nur für auswärtige Referent/innen und Organisator/innen übernommen. Die Unterkunft wird vom FRIAS gebucht. Auszahlungen sind nicht möglich. Berücksichtigen Sie bitte bei der Terminwahl ihrer Konferenz Großveranstaltungen und Messen im Raum Freiburg/Basel, da diese zu einer starken Abweichung der Übernachtungskosten von den unten genannten Regelsätzen führen können!

2.1 Vollständige Kostenübernahme (nur für auswärtige Referent/innen und Organisator/innen)

Hier sind 82 € pro Teilnehmer/in und Übernachtung anzusetzen. Doktorand/innen und Postdoktorand/innen bis fünf Jahre nach der Promotion werden in der Regel in Doppelzimmern untergebracht. Der Einfachheit halber soll jedoch ein einheitlicher Pauschalsatz von 82 € pro Übernachtung angesetzt werden.

2.2 Anteilige Kostenübernahme (für weitere auswärtige Teilnehmer/innen)

Für auswärtige Teilnehmer/innen, die nicht zum Kreis der Referent/innen oder Organisator/innen gehören, kann ein Zuschuss zu den Übernachtungskosten angesetzt werden. In diesem Fall werden die restlichen Kosten als Tagungsgebühr erhoben.                                    

Ersatzweise können die vollen Übernachtungskosten von 82 € pro Übernachtung über Tagungsgebühren erhoben werden oder auswärtige Teilnehmer organisieren ihre Übernachtung selbst.

 

3 Bewirtungskosten

3.1 Aufstellungen der Bewirtungskosten pro Teilnehmer/in (Referent/innen, Organisator/innen, weitere registrierte Teilnehmer/innen)

Die Bewirtungskosten pro Teilnehmer/in sollen gemäß den folgenden Pauschalsätzen bestimmt werden:

Welcome Reception: 16 €

Für jeden Arbeitstag des Workshops: 30 € für Mittagessen und Kaffeepausen

Für jedes gemeinsame Abendessen: 24 €

3.2 Vollständige Kostenübernahme (nur für Referent/innen und Organisator/innen)

Bewirtungskosten für Referent/innen und Organisator/innen können vollständig übernommen werden, sofern auswärtige Referent/innen und Organisator/innen mehr als die Hälfte dieser Personengruppe ausmachen. Andernfalls können nur die auswärtigen Referent/innen und Organisator/innen voll unterstützt werden.

3.3 Anteilige Kostenübernahme (für weitere registrierte Teilnehmer/innen)

Für weitere registrierte Teilnehmer/innen, die nicht zum Kreis der Referent/innen oder Organisator/innen gehören, kann ein Zuschuss zu den Bewirtungskosten von maximal 50% übernommen werden. Die restlichen Kosten werden als Tagungsgebühr erhoben.

 

4 Teilnahmegebühren

Für registrierte Teilnehmer/innen, die nicht zur Gruppe der Referent/innen und Organisator/innen gehören, werden in der Regel Teilnahmegebühren erhoben, die mindestens folgende Kosten umfassen:

  • Für auswärtige Teilnehmer/innen, die vom FRIAS untergebracht werden, ein Übernachtungskostenanteil von 82 € pro Veranstaltungstag oder, bei Bezuschussung der Übernachtungskosten, der Restbetrag dieser Kosten.
  • Den nicht bezuschussten Anteil der Bewirtungskosten.